Projekt Management

Projektauftrag

Der Projektauftrag, das erste Steuerungsdokument für ein Projekt, ist der zwischen dem Projekt-sponsor/dem Steuerungsausschuss und dem Projektmanager geschlossene Vertrag. Der Projektauftrag hat genügend Informationen zu enthalten, damit der Projektmanager einen Projektplan entwickeln kann.

---

Projekt Modell

---

Projektplan

Der Projektplan ist das zweite Steuerungsdokument des Projekts. Er basiert auf dem Projektauftrag und enthält die vom Team für die Implementierung des Projekts benötigten Informationen. Der Projektplan stellt ein wichtiges Instrument für den Informationsaustausch dar, nicht nur innerhalb des Projekts sondern auch zwischen dem Projekt und den externen Stakeholdern.

Inhalt eines EWAB-Projektplans:

Organisationsplan	Kommunikationsplan
Zeitplan	Qualitätsplan
Ressourcenplan	Umweltschutzplan
Finanzierungsplan	Beschaffungsplan
Riskomanagementplan	Lieferplan

---

Projektorganisation

Die Rolle der Projektsponsors:

Inauftraggabe des Projekts (formelle Delegierung), Gesamtverantwortung, Ressourcen/Finanzierung, Billigung oder Ablehnung des Projekts, Genehmigung des Projektabschlusses, Formulierung von Anforderungen, Bewertung des Ergebnisses, Verantwortlichkeit für Business Impact (Ziele) und Projektziele.

Die Rolle des Steuerungsausschusses:

Zuständig für das Projekt, Entscheidungsfindung, Projektauftrag, Ernennung des Projektmanagers, Unterstützung des Projektmanagers und des Teams, Weiterverfolgung des Projekts, eventuelle Absetzung des Projektmanagers, Konzentration auf das WAS (nicht auf das WIE), Koordinierung mit anderen Projekten.

Die Rolle des Projektmanagers:

Organisations- und Führungsaufgaben, Unterstützung des Teams bei der Erreichung der Projektziele, Gesamtplanung, Weiterverfolgung des Fortschritts, Motivierung des Teams, Kommunikation, Ziele, Pläne, Leistungen, Änderungen, Anforderungen, Risiken etc.

Die Rolle der Referenzgruppe(n):

Projektteilnahme, Klärung von Projektzielen, Ideen, Qualität, Diskussionsgruppen, keine Entscheidungsträger.

Die Rolle des bzw. der Projektteams:

Durchführung der Aufgaben, mit Fähigkeiten und Kreativität zum Projekt beitragen, eigene Arbeitsplanung, Berichterstattung an den Projektmanager, Methoden und Abläufe.

---

Tollgates (sequenzielle Ziele), - ein Management-Instrument

• Projektsponsor / Steuerungsgruppe verwendet Tollgates.
• Tollgates werden im Rahmen von TG-Konferenzen überwacht.
• Entscheidungen im Hinblick auf das Gesamtprojekt.
• Entscheidungen in Bezug auf die gesamte Organisation.

---

Milestones (Haltepunkte), - ein Instrument für das Projekt

• Verwendung von Milestones durch den Projektmanager
• Markieren Lieferungen, wichtige Ereignisse/Termine
• Zusammenlegung mehrerer Aufgaben
• Vor TG-Konferenzen

---

Informationsaustausch

Erstellung von Kommunikationsmaterial für Konferenzen, Terminplanung, Planung, technische Fragen, Austausch von Zeichnungen, technischen Daten, Handbüchern etc. Änderungsprozess-management.

---

Erarbeitung und Prüfung projektbezogener Daten

Definition von Details, Problemen und Hemmnissen, die sich möglicherweise nachteilig auf das Projekt auswirken und gemeinsame Verifizierung mit allen Beteiligten.

---

Zu liefernde Gegenstände

Klärung der zu liefernden Gegenstände, Entwicklung des Zeitplans und Feststellung des Bestimmungsorts, d.h. sollen Produkte anderer Hersteller integriert oder direkt an den Zielort geliefert werden.

---

Riskomanagement

Jedes Projekt enthält Aspekte, die sich nicht hundertprozentig vorhersagen lassen. Einige wirken sich nachteilig auf das Projekt aus, wenn sie nicht entsprechend kontrolliert werden. Sie können zu höheren Kosten, einer schlechteren Qualität oder zu einer längeren Realisierungszeit führen. Der Versuch, diese Aspekte im Voraus zu erkennen und die angestellten Überlegungen, wie mit diesen umzugehen ist, wird als Risikomanagement bezeichnet. Welches Instrument verwendet wird, hängt dabei vom Umfang des Projekts ab.

---

Änderungsprozessmanagement

Es wird immer notwendig sein, den Umfang eines Projekts anzupassen; im Laufe der Projekt- implementierung ergeben sich neue Erfordernisse. Ob dies zu einem Problem oder einer Gelegenheit wird, hängt von der Fähigkeit des Teams ab, mit solchen Änderungen umzugehen.
Falls nichts Gegenteiliges vereinbart wurde, so sollten Entscheidungen über Projektänderungen stets durch den Steuerungsausschuss getroffen werden. In der Praxis ist es üblich, dass der Projektmanager in einem gewissen Rahmen befugt ist, geringfügige Änderungen zu genehmigen, wobei entsprechende Bestimmungen im Projektauftrag enthalten sein sollten. Alle genehmigten Änderungsunterlagen gelten als Steuerungsdokumente und ergänzen/ersetzen den Projektplan in den entsprechenden Teilen.